No episódio 98 do MKPE Entrevista, Elaine Costa recebe Augusto Lyra, CEO e cofundador da Everflow, uma empresa de software especializada em ajudar empresas de prestação de serviços a otimizar seus processos. Com mais de oito anos de experiência no mercado, Augusto compartilha insights valiosos sobre como prestadores de serviços podem automatizar seus processos de forma eficiente, evitando erros comuns e alcançando melhores resultados.
A jornada de Augusto Lyra até a Everflow
Antes de entrar no mundo da tecnologia, Augusto trabalhava na área de logística. Foi nesse setor que ele começou a perceber o poder da otimização de processos e como a tecnologia poderia ser uma aliada poderosa. Essa experiência o levou a fazer a transição para a área de tecnologia e, eventualmente, a fundar a Everflow.
“Entrando na área de tecnologia, eu comecei a vivenciar e comecei a falar, nossa, é legal isso de empreender. Óbvio, tem todos os desafios, mas comecei a notar que algumas coisas são muito legais de tecnologia, de empreendedorismo, de processo”.
O desafio dos prestadores de serviços
Um dos principais problemas enfrentados pelos prestadores de serviços é a dificuldade em escalar seus negócios sem comprometer a qualidade do atendimento. Muitos empresários se veem presos em uma rotina exaustiva, trabalhando longas horas e sacrificando sua qualidade de vida.
“Às vezes, como empresário, a gente vai ter que abdicar de noite, abdicar de sábado, abdicar de domingo, durante um intervalo. Durante um intervalo, isso é ok. Desde que tenha uma data de fim daquilo”.
A importância de entender o processo antes de automatizar
Um dos principais erros cometidos por empresários é tentar automatizar processos sem antes entendê-los completamente. Augusto enfatiza a importância de começar com o básico:
“Primeiro resolve sua casa. Resolveu a casa? Entendeu? Começa a avançar um pouquinho. Agora que ponto eu posso automatizar? Agora que ponto eu posso ter tecnologia?”.
Ele adverte contra a tentação de pular etapas, explicando que isso pode levar a problemas sérios:
“Eu já vi empresas que utilizava o nosso software, que não ouviu nossa consultoria, acabou pessoas dentro da empresa, contratou consultores um pouco duvidosos na metodologia, e a gente avisando, ó, isso não vai dar certo, não automatiza agora, entende seu processo”
O método da Everflow para automatização de processos
A abordagem da Everflow para ajudar prestadores de serviços a automatizar seus processos envolve várias etapas:
1 Entendimento do negócio: Antes de qualquer implementação, a Everflow dedica tempo para entender profundamente o negócio do cliente.
2 Mapeamento de processos: O próximo passo é mapear todos os processos existentes, identificando áreas de melhoria.
3 Implementação gradual: A automatização é implementada de forma gradual, permitindo ajustes e adaptações.
4 Treinamento e suporte: A equipe da Everflow fornece treinamento abrangente e suporte contínuo para garantir o sucesso da implementação.
4 Monitoramento e otimização: Após a implementação, há um acompanhamento constante para garantir que os processos estejam funcionando de forma eficiente.
“A gente não automatiza antes do fim da consultoria. É uma regra nossa. […] Porque se automatiza antes, você não vai saber o ponto certo que tem que automatizar. Provavelmente vai automatizar errado, vai ter que refazer”.
Benefícios da automatização de processos para prestadores de serviços
A automatização de processos, quando feita corretamente, pode trazer inúmeros benefícios para prestadores de serviços:
1 Aumento da eficiência: Processos automatizados reduzem o tempo gasto em tarefas repetitivas.
2 Melhoria na qualidade do serviço: Com mais tempo disponível, os profissionais podem se concentrar em entregar um serviço de maior qualidade.
3 Redução de erros: A automatização minimiza erros humanos em processos críticos.
4 Escalabilidade: Empresas podem crescer sem necessariamente aumentar proporcionalmente sua equipe.
5 Melhor gestão de tempo: Empresários podem recuperar tempo para se dedicar a aspectos estratégicos do negócio.
6 Aumento da lucratividade: Com processos mais eficientes, é possível aumentar a margem de lucro.
Cuidados ao automatizar processos
Apesar dos benefícios, Augusto alerta para alguns cuidados importantes ao automatizar processos:
1 Não automatizar erros: É crucial entender completamente o processo antes de automatizá-lo para evitar a amplificação de erros.
2 Avaliar a necessidade: Nem todos os processos precisam ser automatizados. Augusto adverte: “Tem coisa… Eu gasto cinco minutos pra executar essa coisa. Por que que eu vou automatizar?”1
3 Preparar a equipe: A automatização pode gerar resistência. É importante preparar a equipe para as mudanças.
4 Manter o foco no cliente: A automatização deve sempre visar a melhoria da experiência do cliente.
5 Ser flexível: Estar aberto a ajustes e melhorias contínuas no processo de automatização.
O papel da consultoria na automatização de processos
A Everflow não se limita a fornecer um software, mas oferece uma consultoria abrangente para garantir o sucesso da implementação. Augusto explica:
“Hoje o que a gente tem? A gente enxergou esse pós-vendo, entre aspas, no nome mais antigo, né? Que hoje é o Customer Success, aí tem 30 mil nomes pra isso, né? Então hoje o que a gente enxergou é Primeiro, um suporte muito rápido, então hoje o nosso tempo de resposta média é de dois minutos, então a gente responde muito rápido”.
Além disso, a empresa utiliza um sistema de monitoramento contínuo:
“A gente tem um negócio que a gente chama de indicador de saúde. Então, o que a gente faz? A gente tem um monitoramento para ver se o cliente está utilizando os processos que a gente considera vital para o segmento dele”.
Casos de sucesso na automatização de processos
Augusto compartilha alguns casos de sucesso de clientes que implementaram a solução da Everflow:
“Tem um cliente que reduziu de 3 semanas para 4 horas o trabalho. Daí toda a equipe ficou feliz, né? Nossa, agora é 4 horas, que depoimento. Eu falei, mas não tá bom. Deveria ser 1 hora”.
Este exemplo ilustra não apenas o potencial da automatização, mas também a busca constante por melhorias da Everflow.
O futuro da automatização de processos para prestadores de serviços
Olhando para o futuro, Augusto vê um cenário onde a automatização se tornará cada vez mais acessível e essencial para prestadores de serviços de todos os tamanhos. Ele prevê uma maior integração de tecnologias como inteligência artificial e aprendizado de máquina para tornar os processos ainda mais eficientes.
No entanto, ele ressalta que a tecnologia deve sempre ser vista como um meio, não como um fim:
“O software é o meio, não é o fim. Então, muito mais que o software, obviamente, é uma parte muito importante do processo software, mas a parte mais importante da Everflow é o conhecimento de processo”.
Conclusão: O caminho para trabalhar menos e lucrar mais
A automatização de processos oferece um caminho promissor para prestadores de serviços que desejam trabalhar menos e lucrar mais. No entanto, como Augusto Lyra demonstra, é crucial abordar a automatização de forma estratégica e bem planejada.
Começando com um entendimento profundo dos processos existentes, implementando mudanças de forma gradual e mantendo um foco constante na melhoria contínua, prestadores de serviços podem transformar seus negócios, aumentar sua eficiência e, ultimamente, melhorar sua qualidade de vida.
A mensagem final de Augusto para os prestadores de serviços é clara:
“Por favor, prestador de serviço, para agora tudo o que você está fazendo. Pega um papel, esquece tecnologia, vai para o papel de pão, caneta, desenha seu processo. Entende o seu negócio. Depois você se preocupa com tecnologia”.
Este conselho resume perfeitamente a abordagem da Everflow: entender primeiro, automatizar depois. É um lembrete poderoso de que, no mundo da prestação de serviços, o sucesso duradouro vem não apenas da adoção de novas tecnologias, mas da compreensão profunda e da otimização contínua dos processos fundamentais do negócio.
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