O que é o Briefing e qual a importância no seu negócio

Dentro de um mundo do marketing digital, um dos pontos mais delicados é que tanto sua empresa quanto o cliente estejam de acordo com as metas e objetivos estabelecidos. Por isso, acaba entrando em discussão o chamado briefing.

Para realizar o briefing, normalmente se utiliza um documento oficializado onde consta todas as informações definidas em contrato. Além disso, também constam os métodos e os parâmetros que serão usados para chegar nos resultados pensados inicialmente.

A importância da criação de um roteiro pode ser observada principalmente para evitar equívocos por parte do cliente ou para que a empresa não deixe de fazer algo que havia sido combinado. Ou seja, acaba sendo uma segurança jurídica para ambos os lados, evitando possíveis desgastes.

Mas, para que tudo ocorra da melhor forma, o briefing precisa conter algumas informações importantes para não comprometer seu planejamento de marketing. Por isso, vamos te ajudar a entender melhor o conceito e montar um modelo funcional.

O que seria um briefing?

Consolidado como a etapa inicial de qualquer desenvolvimento de marketing digital, o briefing é um documento guia que segue todo o planejamento estabelecido anteriormente. Dessa forma, é essencial principalmente para alinhar expectativas.

De forma exemplificada, no briefing o cliente apresenta todas as ideias e sugestões para alavancar o próprio negócio, como por exemplo a criação de um site ou de um processo de branding. Nesse momento, o cliente consegue reunir tudo aquilo que pensou para seu projeto.

Da mesma forma, você e sua empresa também colocam suas expectativas e principalmente suas limitações de atuação. Ou seja, é aqui que você deve mostrar ao cliente o que você pode e o que não pode ser feito.

Além disso, o briefing também serve como mediador de serviços adicionais. Por exemplo, se anteriormente a criação de site não estava sendo pensada, esse serviço adicional pode ser acordado agora.

Sendo assim, podemos definir o briefing como sendo exatamente um direcionamento para a agência e para o cliente, com o caminho que será seguido dentro do projeto. No fundo, estamos falando de uma garantia de serviços tanto para o contratante como para o contratado.

Vantagens de uso

A principal vantagem é sem dúvidas ter ciência do que deve ser feito no decorrer do projeto com determinado cliente. Além disso, o briefing acaba ajudando a evitar mal entendidos ou até mesmo um desgaste relacional.

Ainda assim, fazer uso desse modelo de documento traz ainda outras vantagens bem significativas para o seu negócio, como:

• Evita que seus colaboradores precisem refazer todo o trabalho anterior

Esse é um ponto bastante interessante e relevante para o seu negócio. Afinal, se sua equipe monta todo um material de conteúdo, desenvolve um site ou cria as campanhas do mês, qual seria o impacto de ter que refazer tudo por não ser aquilo que o cliente queria?

É exatamente ai que o briefing atua, evitando que sua equipe precise estar constantemente atuando com as mesmas ações para correções que poderiam ter sido evitadas.

• Produtividade

Outro ponto que impacta diretamente sua equipe é a questão de otimização de tempo e aumento da produtividade. Por exemplo, é mais fácil realizar um trabalho que você não sabe o caminho para seguir, ou aquele onde todo o passo a passo já está desenhado?

A resposta é simples e é exatamente esse modelo de atuação que precisamos buscar dentro de uma agência de marketing. Dessa forma, lembre-se: criar um roteiro de atuação poupa tempo da sua equipe e dinheiro que será investido aqui.

• Segurança para o cliente

Pensando um pouco no lado do cliente, não é difícil pensar que ao ter em mãos tudo aquilo que sua empresa se compromete a desenvolver deixa uma sensação maior de segurança. Nesse caso, estamos falando de até mesmo um aumento de confiança com sua empresa.

Ou seja, não só o trabalho é bem alinhado como você ainda consegue ter um retorno positivo no relacionamento com seu cliente. No final das contas, é bom para ambos os lados.

• Exposição de projetos e serviços

O briefing também pode ser usado para demonstrar seus serviços para um determinado cliente. Na verdade, é uma excelente oportunidade de negócio.

Ao conversar sobre uma atitude que pretende ser tomada, você consegue pensar em outras estratégias que englobam outros serviços ofertados. Dessa forma, acaba deixando seu nível de atuação bem maior do que havia sido previamente pensado.

Como fazer um briefing passo a passo?

Entender o conceito não é a tarefa mais difícil, na verdade o difícil mesmo é ter um briefing bem alinhado e bem conduzido pela sua equipe. Por isso, vamos te mostrar como montar um modelo funcional e que reúna as informações mais importantes.

Nesse momento, você precisa de discernimento para saber não só como, mas quem é mais indicado para realizar os processos. Afinal, nada mais é do que uma estratégia de relacionamento com cliente, e para tanto, se faz necessário que todos os envolvidos saibam o que precisa ser feito.

Passo 01: definição da equipe

Antes de qualquer coisa, o primordial é ter sua equipe de briefing definida e saber exatamente quais integrantes devem compor a equipe. Além disso, você precisa alinhar com sua equipe sobre o modelo que vai ser seguido e como dever ser realizado.

Para escolha do time, opte por algumas perguntas essenciais como a capacidade de realizar as perguntas corretas e a capacidade de resolver pequenos conflitos. Lembre-se que esse é o momento de finalização do projeto e precisa ser dado a devida atenção.

Passo 02: pré-briefing

Antes de ir de fato para a conversa com o cliente, junte a sua equipe e foquem principalmente em conhecer o cliente que será colocado à frente posteriormente. Assim, tudo aquilo que pode trazer um pouco da identidade e da atuação do seu cliente é fundamental.

Opte por escolher as postagens nas redes sociais, ver stories, sites e etc. Nesse caso, estamos falando de entender como seu cliente se posiciona na internet. Ou seja, como seu cliente trabalha para criar autoridade no seguimento.

Esse momento de conhecer seu cliente é fundamental para saber quais estratégias você pode oferecer, o que de novo sua empresa pode trazer. Para isso, não economize tempo aqui e tire o que for necessário para ir ciente de todos os possíveis gargalos do seu novo cliente.

Lembre-se que você está ali para gerar soluções, e nem sempre o seu cliente vai saber todos os problemas que possui. Então, adiantar o processo pode gerar até mesmo uma identificação maior do seu cliente.

Passo 04: roteiro e montagem do encontro

Depois de analisar melhor o cliente que será abordado, toda a equipe passa a montar o roteiro da reunião e a montagem da reunião propriamente dita. Assim, é hora de montagem do documento.

O ideal, primeiramente, é que você opte por reuniões de menor duração, não estendendo muito para que não saia daquilo que foi planejado. Além disso, você também evita que sua equipe seja pega de surpresa.

É nesse momento que todo o roteiro pré-determinado anteriormente começa a fazer sentido. Principalmente para que sua empresa não aceite serviços que não pode abarcar.

Outro ponto bastante importante é criar um roteiro personalizado para cada cliente, principalmente buscando identificação.

Passo 05: contagem das perguntas principais

Depois do documento e da reunião planejada e agendada, é hora dos ajustes finais. Assim, para saber se seu briefing está bem realizado, você deve ser capaz de chegar nos seguintes indicadores de marketing:

• Volume de vendas
• Custo por cliente
• Lucro líquido
• Número de leads

Além desses e de vários outros, algumas informações adicionais precisam estar abrangidas pelas perguntas que sua equipe irá realizar, como:

• Jornada do cliente dentro do processo
• Como ocorre a geração e retenção de ledas
• Quais as metas de negócio do cliente
• Quais são os canais de vendas e os produtos ofertados
• Qual o público-alvo da empresa
• Informações da concorrência e os pontos negativos e positivos

Se seu roteiro montado consegue chegar nessas respostas e em diversas outras decorrentes, então você pode considerar seu modelo de briefing bem realizado.

Assim, a partir disso, você já pode partir para a reunião em si e para a criação do projeto e planejamento em conjunto com o cliente. Ou seja, você tem em mãos um material possível de trazer todas as respostas essenciais para que sua empresa consiga trabalhar.

No decorrer da reunião, tente ao máximo não extrapolar o tempo definido para cada pergunta, buscando sempre respostas direcionadas e bem fundamentadas. Além disso, não esqueça de ter um integrante da equipe responsável pela ata de reunião do briefing, garantindo que ao final dela você e seu cliente recebam um resumo do que foi tratado.

Assim, mostra ainda uma preocupação com os processos alinhados e bem trabalhados.

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